Znormalizowane systemy zarządzania

Logistyka, która z perspektywy klienta wydaje się być zagadnieniem dość prostym, jest w rzeczywistości wyzwaniem dla wielu przedsiębiorców, dla których liczy się niemal każda sekunda, mająca wpływ na to czy zleceniodawca i jego klient będzie zadowolony czy też nie. Dodatkowo, rosnąca stale konkurencja wywiera naciski rozwojowe, którym nie każda firma transportowa jest w stanie sprostać. Aby móc podołać tym wszystkim wyzwaniom niezbędne jest podejście oparte na skutecznym systemie, który jest nieustannie rozwijany, w oparciu o informacje ukształtowane na bazie obecnych oraz przyszłościowych wymagań klientów.

Systemy, normy. W Polsce nadal najbardziej popularnymi narzędziami wspierającymi procesy decyzyjne organizacji są systemy zarządzania, zbudowane w oparciu o krajowe oraz międzynarodowe normy. Coraz więcej firm wykorzystuje praktyczny potencjał tych norm i, w zależności od potrzeb oraz poziomu świadomości biznesowej, implementuje standardy jakościowe w różnych konfiguracjach. Podejście procesowe do zarządzania oparte na normie ISO 9001 umożliwia uporządkowanie wszystkich działań związanych z jakością, co pomaga w dążeniu do osiągnięcia efektywnych koncepcji zarządzania i zrównoważonego rozwoju współczesnych organizacji z branży transportu i logistyki.

Obecnie Międzynarodowa Organizacja Normalizacyjna (ISO) „odświeżyła” podejście do jakości za sprawą normy PN-EN ISO 9001:2015, w której zarządzanie oparte zostało na analizie ryzyk i szans, które mogą oddziaływać w kontekście branży TSL na cele, których stałym podmiotem jest klient. W zagrożenia, mające wpływ na skuteczność realizacji każdej umowy, wpisują się m.in.: nieodpowiednie zabezpieczenie wyrobu, zła identyfikacja i jego nieprecyzyjna identyfikowalność, kradzieże, wypadki transportowe, prace drogowe, nieodpowiednie warunki pogodowe, nieporozumienia społeczne na szczeblu krajowym i międzynarodowym, akty terrorystyczne, migracje społeczne i wiele innych czynników, które są nieprzewidywalne, a na które należy znaleźć odpowiednie zabezpieczenie.

Zabezpieczenia wdrażane przez organizacje mają różne formy, najczęściej ryzyko cedowane jest na firmy ubezpieczeniowe, jednak nadmierne korzystanie z ich usług wpływa na wzrost kosztów całkowitych transportu. Analiza ryzyka pozwala na znalezienie zabezpieczeń alternatywnych, często mniej kosztownych i bardziej skutecznych. Symulacja pewnych zakłóceń procesowych pozwala także znaleźć pierwotną przyczynę przeszkód w zapewnieniu płynności usług logistycznych i transportowych.

Takie podejście pozwala zapobiec błędom, a w momencie ich wystąpienia skraca czas usunięcia skutków. Stąd mówi się, że analiza procesów powinna być tak głęboka, jak głębokie jest ryzyko poniesionych strat. Taka postawa pozwala nie tylko kontrolować procesy na poszczególnych poziomach zarządzania, ale także pomaga w alokacji odpowiedniej ilości zasobów, niezbędnych dla spełnienia określonych przez najwyższe kierownictwo celów biznesowych.

Doświadczenia zebrane przez organizacje wskazują jednoznacznie, że dzięki systemom zarządzania, opartym na rodzinie norm ISO, udało się niejednokrotnie uniknąć poważnych skutków wystąpienia fizycznych zakłóceń procesowych. Nie byłoby to jednak możliwe bez odpowiedniego dostępu do wyselekcjonowanych podczas analizy procesów części zamiennych oraz wsparcia ze strony wykwalifikowanych i przygotowanych na taką ewentualność pracowników, wykonujących swoje zadania na bazie opracowanych i przetestowanych wcześniej instrukcji przeciwawaryjnych.

Dobrze wdrożone Systemy Zarządzania Jakością zapewniają większy komfort zarządzania oraz pozwalają zmniejszyć prawdopodobieństwo poniesienia znaczących strat wskutek przerwania ciągłości działania procesów logistycznych oraz transportowych firmy.